Informační sdělení společnosti Heat & Lark s.r.o. o zpracování a ochraně osobních údajů.

O správci

Heat & Lark s.r.o. IČO 09862242, se sídlem Václavské náměstí 841/3, Nové Město, 110 00, Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 343687 (dále jen „Heat & Lark“) je společností, která poskytuje poradenské služby v oblasti náboru a zprostředkování zaměstnání

Za účelem poskytování svých služeb Heat & Lark zpracovává osobní údaje zájemců o zaměstnání a oslovených kandidátů, a v omezeném rozsahu také dalších fyzických osob, v pozici správce osobních údajů ve smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/79 (dále jen „GDPR“). Jelikož si Heat & Lark ctí ochranu soukromí a osobních údajů, informuje dotčené subjekty údajů o tom, jak při své činnosti nakládá s jejich osobními údaji.

Kontaktní údaje

V případě jakýchkoliv dotazů, podnětů či žádostí týkajících se osobních údajů, které jsou zpracovávány společností Heat & Lark, je možné společnost kontaktovat na emailové adrese info@heatlark.com či tel. čísle + 420 775 939 091

• Zpracovávané osobní údaje, účel a právní základ zpracování

• Zájemci o zaměstnání a oslovení kandidáti

Společnost Heat & Lark zpracovává zejména osobní údaje fyzických osob, které sama osloví nebo které se jí samy přihlásí za účelem potenciálního zaměstnání na pracovních pozicích obsazovaných klienty Heat & Lark (dále jen „kandidáti“).

Zpracovávané osobní

údaje zahrnují zejména:

• jméno, příjmení a kontaktní údaje;

• absolvované vzdělání a pracovní zkušenosti, jazykové znalosti a další dovednosti;

• údaje o aktuálním zaměstnání či výdělečné činnosti;

• jakékoliv další údaje uvedené či vyplývající z profesního životopisu, včetně

fotografie či jiného obrazového materiálu, případně údaj o pohlaví či státní

příslušnosti;

• údaj o mzdě sjednané mezi klientem a kandidátem;

• jiné dobrovolně sdělené či v rámci poskytování služeb získané údaje.

Heat & Lark zpracovává zejména osobní údaje dobrovolně poskytnuté kandidáty, případně jejich kontaktní údaje dostupné na sociálních a profesních sítích a v omezeném rozsahu jejich osobní údaje poskytnuté klienty Heat & Lark

Osobní údaje kandidátů jsou zpracovávány za účelem poskytování služeb společností Heat & Lark, a to za účelem vedení profesních pohovorů a vyhodnocování vhodnosti kandidáta pro obsazovanou pracovní pozici a také vedení interní databáze kandidátů u Heat & Lark. Heat & Lark zpracovává osobní údaje kandidátů na základě oprávněných zájmů, ať už svých vlastních či zájmů svých klientů, ale také jako nezbytný krok na základě požadavku kandidáta ke zprostředkování zaměstnání kandidátovi či přímo vedoucí k uzavření pracovní smlouvy či dohody mezi klientem a kandidátem.

Klienti a dodavatelé

Klienti Heat & Lark jsou právnické osoby, na které se úprava ochrany osobních údajů nevztahuje. V omezeném rozsahu však může docházet ke zpracování osobních údajů fyzických osob zastupujících nebo jednajících za klienty, a to v rozsahu jejich kontaktníchúdajů či údajů o jejich pracovním zařazení. K takovému zpracování dochází za účelem realizace smlouvy s klientem a na základě oprávněných zájmů Heat & Lark (tj. zájem na řádném provádění její obchodní činnosti). Pokud by se klientem Heat & Lark stala fyzická osoba, budou u ní za účelem realizace smlouvy o poskytování služeb a na jejím základě zpracovávány osobní údaje zejména v rozsahu identifikačních a kontaktních údajů, údajů o bankovním spojení a o poskytnutých službách a jejich ceně.

Výše uvedené platí obdobně o dodavatelích Heat & Lark a o zástupcích těchto dodavatelů.

Návštěvníci webových stránek

Návštěvníci webových stránek Heat & Lark nemusí za účelem jejich prohlížení zadávat nebo poskytovat osobní údaje. Servery Heat & Lark automaticky shromažďují určité informace o aktivitách na těchto webových stránkách, včetně IP adresy, typu použitého prohlížeče a navštívených podstránek, nicméně Heat & Lark není schopna je propojit s konkrétní osobou.

Rozhodne-li se návštěvník webových stránek využít kontaktního formuláře, webové stránky uloží jím zadané jméno, emailovou adresu a další údaje, který by poskytl v rámci odeslané zprávy. Heat & Lark tyto osobní údaje použije pouze k účelům, ke kterým byly návštěvníkem poskytnuty. Je-li předmětem zprávy odeslané prostřednictvím kontaktního formuláře poskytnutí profesního životopisu, více informací naleznete pod bodem A.

• Další

Heat & Lark zpracovává také osobní údaje svých zaměstnanců a případných uchazečů o zaměstnání, nicméně zpracování osobních údajů uvedených osob není předmětem tohoto informačního sdělení.

Zabezpečení

Heat & Lark udržuje odpovídající administrativní, technické a fyzické ochranné

prostředky na zabezpečení zpracovávaných osobních údajů proti náhodnému nebo nezákonnému zničení, náhodné ztrátě, neoprávněnému pozměnění, neoprávněnému poskytnutí nebo přístupu, zneužití či jakékoliv jiné nezákonné formě zpracování osobních údajů. Osobní údaje jsou uloženy v elektronické podobě v kontrolovaném a chráněném prostředí, zajištěné moderním hardwarem a softwarovými systémy na ochranu údajů, a/nebo výjimečně v tištěné podobě s maximálním zabezpečením proti přístupu neoprávněných osob.

Doba uchování osobních údajů

Heat & Lark používá a uchovává osobní údaje po dobu nezbytně nutnou pro naplnění účelů stanovených v tomto informačním sdělení. Nevyplývá-li z právních předpisů povinnost uchování osobních údajů po delší dobu, (i) osobní údaje kandidátů jsou uchovány nejdéle 2 roky po jejich poskytnutí nebo aktualizaci, a (ii) doba zpracování osobních údajů klientů, dodavatelů a jejich zástupců je určena dobou platnosti a účinnosti uzavřené smlouvy. Heat & Lark si vyhrazuje právo uchovat osobní údaje po dobu delší, než je uvedeno výše, je-li to nezbytné pro výkon či vypořádání vzájemných nároků s kandidáty, klienty či dodavateli nebo případně jedná-li se pouze o kontaktní údaje.

Příjemci

Osobní údaje, které Heat & Lark shromažďuje o subjektu údajů, dále neposkytuje třetím osobám, s výjimkou případů popsaných v tomto informačním sdělení nebo případů, kdy o tom Heat & Lark subjekt údajů jinak výslovně informuje.

Za účelem řádného poskytování svých služeb Heat & Lark předává svým klientům osobní údaje kandidátů, kteří byli vyhodnoceni jako vhodní kandidáti pro pracovní pozice obsazované klienty. Za účelem svého řádného fungování pak sdílí osobní údaje klientů a dodavatelů, kteří jsou fyzickými osobami, a v omezeném rozsahu případně identifikační údaje kandidátů a zástupců klientů a dodavatelů s externí účetní společností. Výjimečně nahodilý přístup mohou mít k osobním údajům zpracovávaným společností Heat & Lark také správci IT systémů či poskytovatelé obdobných IT služeb. Heat & Lark v této souvislosti prohlašuje, že si pečlivě vybírá své dodavatele a jiné smluvní partnery, a pouze spolehlivým partnerům předává osobní údaje v nezbytném rozsahu.

Práva subjektů údajů

Subjektům údajů náleží ohledně jejich osobních údajů následující práva:

• právo přístupu k jejich osobním údajům a právo získat informace o zpracování

jejich osobních údajů, které nevyplývají z tohoto informačního sdělení;

• právo na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů;

• právo na výmaz osobních údajů ve stanovených případech;

• právo na omezení zpracování osobních údajů ve stanovených případech;

• právo na přenositelnost osobních údajů, které společnosti Heat & Lark poskytly a které tato zpracovává automatizovaně, tedy na získání těchto osobních údajů,

příp. jejich předání dalšímu správci, ve strukturovaném, běžně používaném a

strojově čitelném formátu;

• právo namítat zpracování z titulu oprávněných zájmů;

• právo kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li zpracování na něm založeno;

• právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je v České republice Úřad

pro ochranu osobních údajů ČR.

Aktualizace informačního sdělení

Toto informační sdělení může být kdykoliv aktualizováno v důsledku změn postupů Heat & Lark pro zpracování a ochranu osobních údajů. Subjekty údajů budou o takové změně informovány oznámením na webových stránkách.